すでにツボ16で説明したとおり、ビジネス文書は、大雑把に部類すると、結局以下の３種類になります。
「報告」の文章……現状はどうなっているのか？
「分析」の文章……現状はなぜそうなっているのか？
「提案」の文章……現状をどう変えたらよいか？
そして、「報告」の文書において一番大事なのは、情報の取捨選択、つまり、どの情報を残し、どの情報を捨てるかです。
それを決定するのは、読者と自分の間の情報量のギャップ。
じつは「報告」で相手に与えるべき情報には、二種類あります。
「地ならし情報」と、「建物情報」です。
「地ならし情報」とは、相手に分かってもらうためにその前提として共有しなければならない情報のことです。
具体的には、用語の定義や議論の前提となる事実などこれから伝える報告を理解してもらうための情報です。
社外の人や、自分の仕事と関係の浅い人に自分の言いたいことを伝えたいときは、この「地ならし情報」を多めにする必要があります。
逆にお互いのことをよく知っている間柄であれば、この情報は少なくてかまいません。
効率的な「報告」を行うためには、まず相手の状況にあわせて適切な「地ならし情報」を与えておく必要があるのです。
そして、相手の受け入れ態勢が整ってから、新しい情報＝「建物情報」を与えます。
「建物情報」を与えるときは、情報を取捨選択し、なおかつ「整理（＝構造化）」して与えましょう。
いらない情報は思い切って捨てて、残った情報を「整理」して相手に与えます。
「整理」のポイントは、「グルーピング」と「レベル分け」。
たとえば、「お客様の声」を報告するのであれば、「商品に関する意見」と「サービスに対する意見」などというように「グルーピング」し、それぞれを、「要即時対応」「短期的対応」「中長期対応」などと「レベル分け」して記述します。
こうすることで的確な「報告」ができるようになるのです。
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