ビジネス文書の3要素は、「報告」「分析」「提案」。
「提案」の文章における「肝」は、抽象的な「原則論」や「心構え論」ではなく、具体的な「システム」を考え出すことです。
例を挙げます。
- このようなミスを繰り返さないよう、今後は細心の注意を払って業務を行うつもりである。
- 業績向上のために風通しのよい組織を作っていきたいと思う。
- モチベーションを上げるために部下の自主性を尊重し、精一杯業務に励むつもりである。
このような文章はよく見かけますが、これでは何の事態の解決にもなりません。
たしかに、このような心構えでもって行動することは必要なことでしょうが、具体的に「何を」「どうするか」が書かれていなければ、相手を納得させることはできないのです。
ここはたとえば、
- このようなミスを繰り返さないよう、異なる部署によるダブルチェック体制を整えるつもりである。
- 業績向上のため、定期的なランチミーティングを行い、まずなんでも言い合える関係を作りたい。
- モチベーションを上げるために、部下と個別面談を行い、部下が挑戦したい業務に関しては権限を委譲して、自分はバックアップに徹するつもりである。
のように、具体的な「システム」として述べる必要があります。
「システム」とは、「人・モノ・カネ＋情報」を、物理的・客観的に「外側」から動かす仕組みのことです。
「こうしたい」という「内側」からの欲求は、「システム」に落とし込むことで初めて外界を変化させることができます。
何かを「提案」しようとする時は、このことを忘れないようにしましょう。
自他がそれに従ってうごけるシステムを提案することであなたの「提案」の文章は説得力を持つようになるのです。
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